Jenny Kenneberg om upphandling
Jenny Kenneberg, är advokat och partner på Brick advokatbyrå och vet det mesta om anbud och upphandling. Här delar hon med sig av tankar, pepp och råd till dig som just nu sitter med upphandlingar:
"Jag vet inte hur det är för dig, men för mig är hösten den absolut roligaste arbetsperioden. Det finns en nästan magisk energi i omgivningen som får mig att må bra. Fokus riktas framåt mot arbetsuppgifter och mer schemalagda aktiviteter, men kraften hämtas från varma sommarminnen av gräs mellan tårna och okomplicerade, sena kvällar på uteplatsen. Nu finns återigen ett behov av att aktivera hjärnan med kreativa lösningar på svåra frågor och en glädje över att träffa kollegorna igen, skratta vid kaffeautomaten och förhandla om vilket lunchställe som gäller för dagen. Underbara, härliga höststart, finns det en mer engagerande tid på året?
För branscher där många avtal tecknas med offentlig sektor innebär hösten ofta ett uppsving i anbudsarbetet. Många upphandlingar annonseras och det kan periodvis bli stressigt när allt sker samtidigt. Vetskapen om att utrymmet för ”den mänskliga faktorn” är i stort sett obefintlig gör arbetet än mer pressande. Ett misstag leder i regel till att anbudet förkastas och att företaget därmed förlorar en potentiellt viktig affär. Så, till dig som sitter och svettas med anbud i offentliga upphandlingar just nu, vill jag skicka några peppande ord och stödjande tankar. Du är inte ensam, jag pratar dagligen med kollegor till dig i olika branscher.
Min erfarenhet är att många sitter och klurar själva i för stor utsträckning. Därför vill jag säga: ta hjälp av din omgivning, ställ frågor till myndigheten och kontakta vid behov även externa rådgivare. Om du inte förstår förfrågningsunderlaget, eller känner osäkerhet om vad en viss skrivning betyder, är det sällan dig det är fel på. Upphandlingar är svåra att göra och ofta finns det utrymme för tolkning av det skrivna ordet. Dessa blir tydliga för den upphandlande myndigheten först när du eller andra anbudsgivare påtalar det i fråga/svar och då finns möjlighet att lämna ett klargörande. Ibland är det dock smartast att börja med en diskussion inom företaget eller med en jurist. Vissa frågor kanske inte bör ställas, eftersom de då blir publika och kan läsas av alla andra anbudsgivare.
Jag vill också slå ett slag för att skapa nätverk eller gå med i ett som redan finns. Genom ett nätverk kan du träffa andra som arbetar i samma roll som du, och få både inspiration och kunskap. Min erfarenhet av de nätverk som jag har deltagit i, eller föreläst på, är i allt väsentligt positiva. Det finns en öppenhet och vilja att knyta kontakter som jag tror bidrar till att göra jobbet roligare, vilket i slutänden alltid leder till ett bättre resultat.
Slutligen, glöm inte bort att du är viktig, och att arbetet du gör med anbuden just nu är betydelsefullt för företaget du jobbar på under flera år framöver. Jag tycker att du tillhör affärsvärldens tuffaste säljare. Heja dig som lämnar anbud i offentlig sektor!"