"Vårt största problem är att priserna blir för låga"
Nyligen vann bolaget, som ett av flera, ett förnyat kontrakt med Västerås stad, Sveriges sjunde största kommun och Inspiras största offentliga uppdrag. Totalt omfattar upphandlingen och avtalen över 200 objekt.
Man brukar säga att huvuddelen av alla upphandlingar avgörs av lägsta pris, men naturligtvis är det inte riktigt så enkelt.
I exemplet Västerås stad utvärderas de olika erbjudandena i en stegvis process. Först bockas skall-kraven av. Därefter kvalificeras några leverantörer som får komma på intervju och dessutom utföra ett praktikfall.
I den senaste upphandlingen lämnades nio anbud; tre kvalificerades till intervju. Intervju och praktikfall ger poäng och poängen ger pluspengar, dvs en summa du får dra av från ditt anbud.
Hon tycker att det är en bra metod som används av alltför få offentliga upphandlare.
– Istället värderas många gånger referenser till 30 procent, kvalitet och miljö till 20 procent och oftast väger priset över 55 procent, vilket innebär att priset avgör.
– Många offentliga upphandlingar lägger stort värde vid referenser. Det är både bra och dåligt.
– En referent som är mycket nöjd ger kanske oss en fyra på en femgradig skala och ser det som ett toppbetyg. Någon annan ger enbart femmor vilket då tyvärr blir utslagsgivande, säger Maria Thörn.
Hur gick det då för Inspira?
– Vi fick delar av kontraktet som en av tre leverantörer.
Skallkraven innebär oftast ett kryss i en ruta i en elektronisk blankett. Upphandlaren kontrollerar att leverantören har betalat skatten.
– Att ta sig genom den delen klarar de flesta. Krävs inget ytterligare är det bara priset som gäller.
Vissa upphandlare vänder på steken, anger en summa och frågar hur mycket lokalvård de kan få för den.
– Det gillar jag. Då är priset redan satt och det blir upp till oss leverantörer att göra ett så attraktivt erbjudande vi kan och optimera för just den kunden. Men det är inte så vanligt.
Det är stora variationer mellan stad och landsbygd.
– Vi har också högre löner än i Stockholm eftersom personalen är trogen och stannar länge vilket ger lönepåslag.
Vad är det viktigaste för att vara framgångsrik i en upphandling?
– Att besöka objekten! Det är svårt att sätta ihop ett realistiskt anbud utifrån ritningar. Verkligheten stämmer inte alltid överens med ett digitalt underlag.
– Det är det mest schyssta mot kunden och mot personalen. Man blir alltid erbjuden att titta på objekten, i alla fall ett urval.
– Jag är förvånad att det är många leverantörer som inte tar sig den tiden.
2 + 2 år är den vanligaste tidsramen för en offentlig upphandling av lokalvård. Att räkna hem något på två år är inte helt enkelt.
– Du kan aldrig vara helt säker på att få optionsåren. Men vi får dem nästan alltid.
Långa avtal är det bästa, inte minst för personalen som hamnar i en svår situation när avtal sägs upp.
– Jag har ofta medarbetare som kommer och frågar och är oroliga. "Jag ska köpa ett hus. Kan jag låna pengar. Har jag ett jobb?". Men jag kan inte svara.
– Vi försöker förklara för den offentliga upphandlaren hur viktigt det är att man är ute i så god tid som möjligt för att vi ska kunna ge personalen besked. Vi riskerar också att förlora personal för att de inte törs vänta.
Efter tre-fyra månaders väntan kan det bli en överprövning för att någon överklagar beslutet och det tar kanske tio månader till innan upphandlingen blir klar.
– Att vara ute i god tid innebär att vi kan ge våra anställda besked i god tid – får de behålla jobbet eller inte. Vi slipper säga upp personal för att det är en pågående upphandling. Helst ska upphandlingen vara klar ett halvår innan avtalet går ut.
För den i slutet av september avslutade upphandlingen i Västerås, skickades förfrågan ut sju månader innan avtalets upphörande.
– Men jag skulle kunna tänka mig att man är ute ännu tidigare.
Hur många upphandlingar går enbart på pris?
– Det är väldigt många. Det händer att vi lämnar offert även på sådana upphandlingar, om de är tillräckligt stora.
– Det går upp och ned i vår bransch. Ibland är det vissa som har problem och det beror oftast på att man har tagit för många sådana prispressade uppdrag. Nästan alla offentliga upphandlingar idag har viten som faller ut om man inte klarar att leverera. Då är man i en ännu värre karusell.
– Det är tufft.
Men Maria Thörn tycker det är väldigt roligt om det är bra upphandlingar.
– Du blir vassare på att optimera resurserna och vet hur kundens behov varierar. Det handlar mycket om att fördela resurserna till rätt tid för att det ska fungera året runt. Vilken maskin kan vi använda? Hur mycket kan vi tjäna på att använda ultrarent vatten?
Betydelsefull är också upphandlarkompetensen. En bra upphandlare innebär en bra upphandling och en bra leverans.
– Stöter vi på brister i kompetens brukar vi påtala det.
Hur skulle det se ut om inte Samhall fanns?
– Vi har talat om för politikerna hur vi ser på det. Det finns många seriösa leverantörer av bland annat städning och det skulle vara ganska enkelt att göra ett kvotsystem i förhållande till omsättning eller antal anställda. Exempelvis Inspira med 1400 medarbetare kan ha 8 procent av personalgruppen som är personer med funktionsnedsättning.
– Många medarbetare hos oss skulle se det som ett plus i sin vardag att få coacha personer som behöver lite mer stöd. Vi tror att branschen skulle kunna ta hand om dem på ett bättre sätt och att möjligheterna till utslussning i ett ordinarie jobb skulle bli större. Att branschen tar sitt ansvar samtidigt som man undviker osund konkurrens.
– Men tar vi på oss uppdraget ska vi självklart ha ersättning, säger Maria Thörn.
Text Boel Jönsson/Tidningen Rent nr 5/2019