Nu har kommunen precis installerat Pythagoras och vi är imponerade av hur snabbt det gick att gå i mål (fyra månader)! Därför bad vi om en pratstund med Peter Lindberg som är tillförordnad Fastighetschef efter Hugo Kjellin som inledde samarbetet.

Vad gjorde att ni blev intresserade av Pythagoras?
– För oss var det viktigt att få in ritningar och mätvärden i samma system. Tidigare hade vi ärendehantering separat men med Pythagoras såg vi att vi även kunde få in den biten i fastighetssystemet. Ju färre olika system vi har desto bättre. Men det finns ju fler spelare än Pythagoras, bara att de ofta är mer inriktade på bostäder, vilket vi inte har särskilt mycket av i vårt bestånd. Då blev det till slut Pythagoras som stod kvar som det självklara valet för oss.

 
Vilka moduler av Pythagoras valde ni?
– Ritningar så klart, men annars är det ärendehantering, felanmälan, planerat underhåll, tillsyn och skötsel, media, komponentregister, lokalvård, myndighetsbesiktning, SBA rondering, nyckeltal och standardrapporter som vi valt att börja med. Vi är också intresserade av om Pythagoras stödjer rondering för fler typer av systematiska säkerhetsarbeten, som t.ex. systematiskt elsäkerhetsarbete.

 
Det gick fort för er att implementera. Vad var era framgångsfaktorer? 
– Det var framförallt att vi avsatte tid, inkluderade alla involverade och prioriterade det här. Men också för att vi valde att gå med Pythagoras standardlösning som är gjord enligt best practise för branschen. Ett nytt system innebär alltid nya arbetssätt och att vi kunde anamma dem så snabbt var för att vi litade på de nya processerna och backade dem med ett starkt ledarskap. Vi hade gruppmöten där medarbetarna fick tid att vara involverade och förstå vikten av att komma igång med det nya.

 
Vilka delar av implementeringsresan hade ni mest utmaningar med, om ni hade några?
– Vi hade bra koll på datan, men det är klart att vi hade en del ofullständiga ritningar som vi blev tvungna att komplettera. Men det skulle ändå behövas göras förr eller senare. För övrigt flöt det på bra, vi förväntade oss av medarbetarna att de skulle säga till direkt om någon ny rutin inte funkade, inte låta det gro och komma upp senare. Besluten fattades tillsammans med majoritetsprincipen. 

 
Vilka effekter förväntade ni er före projektet och känner ni att dessa kommer infrias?
– För oss var det viktigt att det nya systemet skulle leda till ökad användning genom att vara enkelt och intuitivt så att operativa arbetsuppgifter kan utföras effektivt och höja vår kvalitet vid inleveranser av information och handlingar. I slutändan vill vi se att vår service gentemot verksamheterna i kommunen höjs och att vi får ett bättre underlag till uppföljning, styrning och kontroll. 

Eftersom vi nyligen har kommit igång är det för tidigt att utvärdera det här. Vi lär oss fortfarande och upptäcker saker vi behöver justera.