Rädslan att göra fel skapar tveksamhet. Tveksamhet kostar. Tydliga instruktioner är viktiga för den som skall utföra jobbet. Med pressade löner vill ingen göra fel. Går det inte att utföra arbetet gör lokalvårdare / kund snabbt en avvikelserapportering så att alla är uppdaterade, i realtid. Detta blir senare en referens för kvalitetsuppföljning.Vill kunden köpa tilläggstjänster när ändå lokalvårdaren är där eller på grund av hinder skall detta vara lätt. Under pandemin blev detta behov tydligt i realtid. Dessa mertjänster eller tilläggstjänster tror vi dessutom kommer att öka framöver  i samband med att man alltmer köper en funktion och de kan vara av annan natur än just städning, som t.ex. patient transport.  

Arbetsordern utgör kärnan i den operativa modellen för mänsklig logistik inom städ 

Avista täcker idag samtliga verksamhetsprocesser kopplat till kärnverksamheten inom städ. och facility management Vi har anpassat lösningen under mer än 15 år för att skapa nytta för samtliga roller. Från kvalitetskontroll utifrån objekt i realtid till digital incheckning, chatt och uppföljning av lönsamhet per objekt.

Kärnan i detta är tiden och hur den används. Alla vill få tid över. Tiden måste mätas och tilldelas, förfinas och nyttjas optimalt. Kunden köper tid som skall användas optimalt i en bransch med låga marginaler eller minskat budgetutrymme. Således har alla optimeringar och avvikelser stor påverkan som kan leda till viten, missnöjda kunder och/eller dålig lönsamhe. Detta leder till pressade löner och säkra arbetsförhållande. Den positiva effekten när man gör rätt medför lönsamhet/kvalitet mote budget.

Rätt tid. Rätt plats. Rätt förutsättningar.

Avista arbetsorder knyter ihop kundens avtal med leverantörens schema. Avista integrerar lokalregistret md valda scheman och kontraktet för att kunna kalibrera och optimera med AI.

För att få full effekt av denna integration måste information om objekten vara uppdaterad, relevant och trovärdig då den delas i både kundportal såväl som leverantörsportal. Denna trovärdiga information blir vidare referensunderlag för kommande sociala hållbarhetsrapporteringar (ESRS S1 & S2) när kund och leverantör skall visa hur de skapar FairPlay för all parter oavsett om det är den egna personalen eller personal i värdekedjan som utför arbetet.:

Social hållbarhet innebär att  den enes framgång inte sker på någon annans bekostnad:

Fair Play = Fair Expectations (ordrar) + Fair Commitment (avtal)  + Fair Compensation  (t.ex. lön)

Avistas arbetsordrar speglar kontraktet och synkroniseras med bemanningplanering

• kontraktet fördelas på olika kundtyper där det framgår vad som är basutbud, PU, tilläggstjänster och frekvensökningar, kostnader och städ-tider för dessa
• olika kundtyper kopplas till olika priser, kvalitets- och hygiennivåer samt frekvenser
• det är möjligt att fördela gemensamma areor till mer än en kund
• tydlig grundbeställning speglas i varje arbetsorder
• möjlighet till tilläggsbeställning
• möjlighet att skapa avvikelse i uppdraget
• möjlighet att skapa, debitera, ändra, förlänga, säga upp dessa tjänster
• skapa faktureringsunderlag/debiteringsunderlag med automatisk koppling till ekonomi
• priser ska kunna baseras på timpris samt kvadratmeterpris
• lagra historik för uppföljning, analys och reflektion
• insikt i realtid
• vid tveksamhet om prioriteringar vid avvikelser kan lokalvårdaren kommunicera med teamledare eller kund med Avista ChatAvT på alla språk och till exempel initiera tilläggsbeställning direkt
• ökat tydlighet minskar överleverans där onödig tid läggs på fel saker (utanför kontrakt)

Den stora nyttan med denna örnkoll är att kund och leverantör tillsammans kan kalibrera uppdraget avseende frekvenser och kvalitetskrav för att utnyttja den kontrakterade tiden optimalt. Detta är lättare än man tror om man har digital och trovärdig data och effekten av denna förmågan är stor.

En effekt vi vill understryka är när uppdraget blir sammanhållet i tid och rum utan större luckor och ställtider kan den enskilde lokalvårdaren få ett sammanhållet schema, hög debiteringsgrad och därmed en tryggare vardag.

I slutändan handlar det om att ge lokalvårdaren rätt förutsättningar mot en skälig ersättning för att göra ett bra jobb, synas, känna sig trygg och delaktig. Först då kan alla bli glada. Det är Fair Play. Med ökat engagemang och produktivitet följer oftast minskad sjukfrånvaro och behovet att timanställda som i sin tur medför merkostnader och lägre kontinuitet.

Städ-planeringen skall vara tydlig för ökad kvalitet och minskad överleverans

• städbehoven definierar prioriterad tidsåtgång, utrustning, metoder och resurser
• städplanering sker utifrån SS INSTA 800,  DS 2451-10 och/eller kommande SIS-standard inom sjukhusstädning (SS 8760014), metoder/inredning  där rum klassificeras enligt detta, avverkningsgrader (antal städade kvadratmeter per timme och rums-typ) där data hämtas ifrån städ-kontrakt
• städ-områdena skapas utifrån ritning/fastighetsdata som underlag för resursplanering
• planering, utförande och beräkning av tidsåtgång för daglig städning, tilläggstjänster och PU för att uppfylla kvalitets- och utförandekrav enligt SS INSTA 800 och DS 2451-10, SS 8760014 eller eget system
• rum klassificeras: SS INSTA 800 , DS 2451-10, SS8760014 eller metod/inredning.
• tid beräknas och anges i sekunder, minuter, timmar för samma noggrannhet som yta och avverkningsgrad
• Avista-appen speglar städplanering samt objekt- och rumsdata
• hinderrapportering/avvikelser på rum/städområdesnivå är möjlig för alla parter och medför ökad transparens
• tilldelning av arbete kan göras till medarbetare el grupper
• personaldata och kompetens kan tilldelas medarbetarna
• övergripande planering visualiseras med klickbara rumsvyer och kartor med färgsättningar

Vi demonstrerar detta helst tillsammans med dig i stället för att visa lösryckta skärmvyer. Hör av dig när du bestämt dig för att skapa rätt förutsättningar för att alla skall kunna göra ett bra jobb med tydliga arbetsordrar!

-          Avista