FairPlay inom städbranschen med rätt förutsättningar
Efter snart tjugo år som leverantör till städbranschen har vi idag en helhetslösning som gynnar alla parter: kund, köpare, leverantör och utförare. Vi vet, rent matematiskt, att alla blir vinnare genom ökad transparens av gemensam data. Digitalisering leder till vad vi kallar örnkoll. Genom att dela kunskap, siffror, reflektioner och hypoteser gynnar vi alla för ett renare Sverige. och en städbransch som känns ren. Örnkoll är en förutsättning för att bemöta alla förändringar, trender och nya lagstiftningar utan påverkan av personal eller klimat framöver. FairPlay är bevisat lönsamt, hållbart och görbart. "Utan städ stannar Sverige och Europa" blev tydligt under pandemin. Oavsett om du tänker upphandla städ eller tycker att du är digital redan är vårt budskap relevant. Branschen är underdigitaliserad. Du måste investera i nyttan av en högre växel. Det finns en stor potential för alla parter men tyvärr är intresset svagt bland upphandlare att sätta sig in i dynamiken. Det syns när "lägsta pris fortfarande vinner" och när branschen fläckas av dåliga historier.
Vad är Fair Play inom städbranschen?
Det finns i princip finns tre spelare i det" rena spel" vi på Avista kallar Fair Play:
- Köparen är - eller företräder - en slutkund med budget och kvalitetskrav för att antal objekt i tiden
- Leverantören företräder en ägare / intressent med egenintressen som budget, lönsamhet, rykte, beläggning
- Utföraren är privatperson med olika förutsättningar, familj, utgifter, drömmar, livsambitioner, anställd eller kontrakterad
För att alla spelare skall känna sig som vinnare är de beroende av att kalibrera och synliggöra en del av "sin data" för varandra. Spelet avslutas varje dag. Antingen blev det rent eller inte: var det en dålig eller bra affär; kände man sig stolt eller inte. Finns inte denna data finns det inget att dela med sig. Ouppdaterade pärmar och stick its på en skärm representerar en outnyttjad potential från löpande uppdaterad information om objekt, arbetsordrar som leder till optimerade scheman samt avvikelser, i realtid.
- Varje dag kan respektive spelare själv bedöma om de "vann". De vinner dock olika saker:
- Blev det rent inom budget? Är min slutkund nöjd eller "stannade Sverige / Europa"?
- Fixade jag det på tid med lönsamhet mot avtalad förväntan?
- Kunde jag utföra det; tjänar jag tillräckligt mycket för att drägligt liv; ser någon eller bryr sig om mig och min input?
- Rent matematiskt vet vi att det finns ett utfall där alla kan bli nöjda utan att någon förlorar! Det känns väl hoppfullt?
- ref. https://www.avistatime.com/en/post/copy-of-the-winning-game-for-facility-management-cleaning-services-and-health-care-providers
Håll Sverige Renare
Varje dag, är efter år, spelas detta återkommande spel vi kallar Håll Sverige Renare som ett resultat av tre överlappande förutsättningar: Rimliga krav och görbara arbetsordrar till skälig ersättning. När är det "rent"? Egentligen?
- Fair Expectation från köpare och kund: vad skall göras, hur och hur ofta till vilket pris?#
- Fair Commitment från leverantören: när-kan-vem-göra-vad till vilken kostnad och hög fakturerbar beläggning?
- Fair Compensation till leverantör och utförare givet skicklighet, beläggning och framförhållning.
Ett stort överlap av dessa leder till FairPlay, och framång sker inte på bekostnad av någon annan part. Låter det komplext? Det är det rent matematiskt (Nobel Priset i ekonomi 1994). Lösningen är dock lättare än du tror. Förmågan att med lätthet kalibrera rimliga krav, görbara arbetsordrar till skälig ersättning är en kombinerad förutsättning för att bemöta den perfekta storm av utmaningar branschen har framöver:
- ny europeisk lagstiftning för social och klimatmässig hållbarhet påverkar organisationer och leveranskedjor (CSRD/ESRS)
- ökad svårighet att attrahera personal efter kommande pensionavgångar driver ökat behov av invandring
- minskade budgetutrymmen (kostnadspress) leder till behovsbaserad städning
- ökat beroende av invandring för instegsjobb kräver förenklad onboarding på flera språk och attraktiv utbildning
- integrerade tjånster - leverentören säljer stödsystem till kunden och tilläggstjänster "när man ändå är där"
- utnyttjande av smart teknik driver ökad hållbarhet som rutt-optimering medför "double materiality" för stora leverantörer
Det kommar dessutom alltid uppstå olyckor, köer, sjukdomar, ombyggen och andra ad hoc förändringar. En ökad flexibilitet är en av flera förutsättningar för behovsbaserad städning och blir därmed ett måste för att alla parter skall kunna bli nöjda och samarbeta med samsyn, kunna agera i realtid och simulera framåt månader, tillsammans, i partnerskap.
Om förväntningarna inte är rimliga måste avtalen kunna kalibreras, löpande, avseende objekt. frekvens, storlek, kvalitetskrav och ekonomi (!) och på sikt även efter individuell skicklighet. Alla utförare kan vara kapabla men de kan vara olika skickliga. Framtidens personal har andra behov och förväntningar än de som går i pension de kommande åren. Alla kanske inte vill men måste jobba just med städ som ett instegsjobb. Då måste utbildningen kanske anpassas till nästa jobb. Personberoende kunskap går ut genom dörren om inte denna är digitaliserad. Därför är det vikigt att digitalisera den kunskapen nu. Hur du jobbar nu är din referenspunkt för vad du tror är rimligt imorgon.
Det blir en utmaning att optimera ohållbara arbetsordrar till hållbara scheman för alla. Vilka ytor är dyrast eller mest lönsamma? Avtal är svåra om inte omöjliga att följa upp manuellt.. Under Corona skrev SKR att endast 30 tal kommuner följde upp sina avtal.
En stressig och orolig vi-och-dom-relation i vardagen leder till (för hög) sjukfrånvaro och personalomsättning vilket leder till dålig kontinuitet som resulterad i lägre kvalitet, oförutsägbarher och allmän otrygghet för slutkunden såväl som utföraren som inte får tillräckliga scheman. Konstant fokus på avverkningsgrad utan att ta hänsyn till skicklighet gynnar ingen. Vad får det kosta, egentligen?
Kvalitet kostar. Kvalitetsuppföljning finansierar hela digitaliseringen samtidigt som den engagerar alla.
Att följa upp avtal handlar om att följa upp kvalitet. Kostnaden, direkt eller indirekt att följa upp kvaliteten utan digitala system som fångar datan som bevisar faktiskt kvalitet är minst fem gånger högre än kostnaden att digitalisera. Läs den meningen igen!
Fakta och erfarenhet mellan raderna övan dkommer vi dela med oss om under hösten i ett antal korta reflektioner och rekommendationer. Spoiler alert dock: Digitalisering av städbranschen är en bra och lönsam affär där alla blir vinnare och känner sig proffsiga. Nyttokalkylen är stark. Kolla med Region Västmanland som upphandlat allt under 2023!
Det finns många tydligt gap mellan från-och-till som vi vill delge baserat på verklig data, egen erfarenhet samt återkoppling från våra kunder. Men vad funderar du på? Vad är ditt / ert nästa steg att gå från övertid till tid över? Det bottnar alltid i tid och övertid: övertid i form av vikariat, överleverans eller fel instukttoner. Hur används tiden bäst för den mänskliga logisitken i vad vi kallar städ. Ökad digitalisering driver produktiviteten.
Vad skulle du själv göra om du fick tid 20-30 % över eller kanske nästan 100 % tid över?
"Jag skulle ta bort min roll " svarade en av våra kontakter i regionerna , "och ge tillbaka den tiden till kunden". Tiden är det mest demokratiska vi har. Alla får 24 timmar om dygnet. Vad använder du din tid till? Det är ingen slump att vi heter Avista Time.
Din tid är nu: Avista Time!
Ulf Gullstedt & Magnus Maurex, Grundare Avista Time
